जाने MS-Excel मे Data Validation क्या होता है और अपने डाटा को Error फ्री बनाने के लिए इस फंक्शन का कैसे उसे करते हैं, Data Validation Data Menu मे दिया गया एक बहुत ही पॉवरफुल फीचर है। इस फीचर के प्रयोग से यूजर Excel Sheet मे होने वाली Data Entry में आने वाली Error को बड़ी आसानी से कंट्रोल कर सकता है।
डाटा वेलिडेशन, Excel का एक ऐंसा Inbuilt Tool है, जिससे हम Worksheet मे इनवैलिड डाटा की Entries को रोक सकते है, इससे Excel sheet मे इनवैलिड डाटा Enter नही हो पायेगा और अगर हम गलती से कोइ इनवैलिड डाटा टाइप भी करेगा तो यह हमारी Window screen पर एक Error Message के तौर पर दिख जायेगा कि हमने इनवैलिड डाटा Enter किया है।
इसके अलावा डाटा वेलिडेशन का प्रयोग करके Excel Sheet मे Data की डुप्लीकेट Entry को भी रोका जा सकता है और यूजर अपनी आवश्यकता के अनुसार डाटा वेलिडेशन के Criteria को सेट कर सकता है।
Data Validation 2024 का प्रयोग कैसे करे | How to Use Data Validation in Excel 2024 | Data Validation Kya Hota Hai
- एक्सेल मे डाटा वेलिडेशन का Use करने के लिये सबसे पहले आपको Data Tab में जाना होगा।
- अब आपको डाटा वेलिडेशन ऑप्शन को Select करना होगा।
- Data Validation वाले ऑप्शन पर क्लिक करते ही एक नया Dialogue Box ओपन हो जायेगा ।
- यहाँ पर आपको तीन Categories दिखेंगी: (1) Setting, (2) Input Message, (3) Error Alert .
- अब एक एक करके हम इनका प्रयोग समझेंगे –
- Data Validation Tabs -> Setting ->
Data Validation in Excel in Hindi 2
“Setting” ऑप्शन अपने आप डिस्प्ले हो जाता हैं, या ये समझ लीजिये सेटिंग डाटा वेलिडेशन Tab पर क्लिक करते ही सेटिंग ऑप्शन Show हो जाता है। Setting tab में वेलिडेशन Criteria के अंदर सबसे पहले “Option Allow” है। अब निचे दिए गए Box पर क्लिक करे।
क्लिक करते ही आपको नीचे बहुत सारे ऑप्शन जैसे: “Any Value” , ” Whole number” , “Decimal”, “List”, “Date”, “Time”, “Text Length” और “Custom” ऑप्शन Show होंगे। तो चलिए अब हम इन सब ऑप्शन का यूज़ करेंगे:
1) Any Value: इस फंक्शन के Use करने पर कोई वेलिडेशन नहीं लगाई जाती है। इस ऑप्शन को Select करने के बाद हम Sheet में किसी भी तरह के Data को एंटर कर सकते है।
2) Whole number: वेलिडेशन Criteria में “Whole Number” ऑप्शन Select करने के बाद OK Button पर क्लिक करे,अब यहाँ पर देखिये हमने एक्सेल शीट पर जहा भी इस Validation को Apply किया होगा, उस जगह पर हम सिर्फ Whole Numbers को ही enter कर सकता है। इस ऑप्शन को सेलेक्ट करने पर आप देखोगे हम Maximum और Minimum वैल्यू भी सेट कर सकते हैं जैसे नीच इमेज में दिखाया गया है।
- Whole Number वाले ऑप्शन को सेलेक्ट करने के बाद नीचे दिया गया Data ऑप्शन Highlight हो जायेगा।
- अब डाटा ऑप्शन पर क्लिक करे। Click करते ही यहाँ एक List Open हो जाएगी।
- अब List में दिए गए ऑप्शन का प्रयोग कैसे करना है समझेंगे:-
- Between: Between सबसे पहला ऑप्शन है। इसे Select करे, Select करते ही नीचे Minimum and Maximum बॉक्स दिखने लगेंगे ।
- अब Minimum वैल्यू (1) और Maximum वैल्यू (10) की लिमिट को सेट करे और ओके बटन पर क्लिक कर दे, जैसा की निचे Image में दिखाया गया है।
Whole Number With Between Option
अब हमने जिस भी Cell में यह Validation लगाई है, उस सेल में User सिर्फ 1 से 10 तक के Whole Number को ही इंटर कर सकता है जो कि Minimum वैल्यू 1 और Maximum वैल्यू 10 के बीच में होंगे। अगर यूजर इससे ज्यादा या कम वैल्यू डालता है तो उसे एक Error मैसेज शो होगा, आप नीचे स्क्रीन शॉट में देखोगे तो हमने 11 नंबर Put किया है तो हमे एक Error मैसेज दिख रहा है।
Not between
- अब आइये Whole Number के साथ Not Between वाले ऑप्शन को Select करे।
- यहाँ पर आप Minimum और Maximum वैल्यू को Set करे और OK वाले बटन को प्रेस करे।
- हमने जिस Cell में इस वेलिडेशन लगाया है उस cell में Minimum(1) और Maximum(10) के बीच के Whole Numbers वैलिड नहीं होंगे। यहाँ पर 1 और 10 के बीच के सभी नंबर को छोड़कर बाकी सभी नंबर एंटर किये जा सकेंगे।
Equal to
- इस ऑप्शन को सेलेक्ट करने के बाद नीचे Value ऑप्शन दिखेगा।
- Value Option में कोई नंबर Input करे और OK बटन पर क्लिक करे।
- अब User Value Option के अंदर दिए गए नंबर के अलावा और कोई नंबर उस Cell में नहीं डाल सकता है।
Not equal to
- Not Equal to ऑप्शन को Select करने के बाद नीचे दिए गए वैल्यू बॉक्स में नंबर एंटर करके Criteria सेट करे और ओके बटन पर प्रेस करे।
- यहाँ हमने “55” वैल्यू Set किया है जैसा कि आप नीचे इमेज में देख सकते है।
- अब हमने जिस Cell में यह Validation लगाई है वहा “55” को छोड़कर सभी कोई भी नंबर एंटर किया जा सकता है। और अगर आप “55” इंटर करते है तो यह Invalid माना जायेगा और और आपको एक Error मैसेज शो हो जायेगा।
Greater than
- सबसे पहले वेलिडेशन Criteria में Greater Than ऑप्शन को Select करे।
- अब Minimum वैल्यू Type करे और OK करे। यहाँ हमने Minimum Value “66” दिया है
- इस ऑप्शन का यूज़ करने के बाद Cell में “66” से बड़ी वैल्यू की ही एंट्री हो सकेगी। इससे छोटी वैल्यू को एक्सेल Accept नहीं करेगा।
Less than
- Less Than ऑप्शन का Use करने के लिए सबसे पहले निचे दिए गए बॉक्स में Maximum वैल्यू Set करे और ओके पर क्लिक करे।
- यहां हमने Maximum Value “77” दिया है। अब हमने Excel Sheet पर जहाँ भी यह Validation लगाया है वहा User “77” से छोटी Value ही इंटर कर सकता है।
Greater than or equal to
- इस ऑप्शन को स्लेक्ट करने के बाद Minimum वैल्यू Type करे और ओके बटन को प्रेस करे।
- Greater Than or Equal to का प्रयोग करने के बाद User Validation Criteria में दिए गए Minimum वैल्यू के बराबर या उससे बड़ी Value ही Cell में डाल सकता है।
Less than equal to
- इस ऑप्शन के यूज़ से User Validation Criteria में Maximum वैल्यू से कम उसके Equal नंबर को ही एंटर कर सकता है ।
- Example के लिए निचे स्क्रीन शॉट में देखे। यहाँ हमने Maximum Value “50” दिया है जिसका मतलब है कि हम “50” से छोटी या उसके बराबर वैल्यू ही Cell में Enter कर सकते है।
अब तक हमने समझा कि “whole number” के साथ Data में दिए हुए ऑप्शन (Between, not between, Equal to, Not equal to, Greater than, Less than, Greater than or equal to, Less than or equal to) का यूज़ कैसे करते है। अब आगे और ऑप्शन के बारे में पढ़ते हैं ।
Decimal Data Validation
Validation Criteria तीसरा ऑप्शन है Decimal, जब हम इस ऑप्शन को select करते है तो नीचे तीन और ऑप्शन (1)”Data”, (2) “Minimum” और (3)”Maximum” मिलेंगे। इनका यूज़ वैसे ही करना है जैसे हमने Whole Number के साथ किया था, इसको समझने के लिए ऊपर वाले पोस्ट को ध्यान से पढ़े।
List in Data Validation
Ms-Excel में लिस्ट का यूज़ Data List या Dropdown बनाने के लिए किया जाता है। जिससे बार-बार डेटा को टाइप नहीं करना पड़ता। हम Drop Down List पर क्लिक करके डाटा को सीधे Select कर सकते है। तो देखते है कि लिस्ट का उपयोग करके Dropdown कैसे बनाते है,
एक्सेल में Drop Down list कैसे बनाये | Create Dropdown List in Excel
- इसके लिए सबसे पहले एक Data Create करे जैसा कि नीचे Image में में दिखाया गया है,आप अपने अनुसार कोई दूसरा Data भी ड्राप डाउन लिस्ट बनाने के लिए ले सकते है ।
- अब जिस भी सेल में आपको dropdown list बनानी है उस Cell को Select करे और Data Menu में दिए गए Data Validation ऑप्शन पर Click करे।
- क्लिक करते ही एक डायलॉग बॉक्स आपकी स्क्रीन पर दिखाई देगा,जिसमे तीन टैब्स (1) Setting, (2) Input Message और आखरी (3)Error Alert दिखाई देंगे। यह सेटिंग टेब पर डिफ़ॉल्ट खुल जाता है।
- अब यहाँ पर आप Validation Criteria में लिस्ट ऑप्शन का चयन करे।
- लिस्ट ऑप्शन Select करने के बाद Source में जाकर डाटा रेंज को सेलेक्ट करे। Example के लिए नीचे दी गई इमेज को देखे:
नोट: सोर्स में आप डाटा रेंज को Select करने के बजाय डाटा में दिए हुए नाम को वहा type कर सकते है। आप अपनी आवश्यकता के अनुसार किसी भी तरीके का चुनाव कर सकते है। नीचे इमेज में देखे।-
- रेंज सिलेक्शन के बाद ओके को प्रेस करे या key board से एंटर दबाये।
- ओके करते ही जिस cell में डाटा वेलिडेशन लगाया गया है वहा ड्राप डाउन लिस्ट बनकर तैयार हो जायेगीं।
- Cell (जहा ड्राप डाउन लिस्ट बनायीं गयी है) के राइट बॉटम कार्नर पर दिए हुए एरो पर क्लिक करके आप डाटा को सेलेक्ट कर सकते है।
Date Validation | Date Data Validation
डेट ऑप्शन का यूज़ करके भी हम एक्सेल शीट में required area को restrict कर सकते है जिससे डेट के अलावा किसी और डाटा की एंटेरी ना हो सके। इसमें सबसे पहले डेट और Between ऑप्शन को Select करेंगे। अब Starting डेट और End डेट को सेट करेंगे। नीचे Image में देखे:
अब हमने एक्सेल शीट में जहा भी यह वेलिडेशन लगाया है, वहा Starting Date और End Date के बीच की सभी डेट वैलिड मानी जाएँगी और बाकि सभी Dates Invalid होंगी। अगर हम Start Date से पहले की डेट या एन्ड डेट की कोई भी डेट इंटर करते है तो यह Error मैसेज शो हो जायेगा। अभी तक हमने यह समझा कि डेट के साथ Between ऑप्शन का प्रयोग कैसे करे। अब हम जानेंगे बाकि सभी ऑप्शन का यूज़ कैसे करते है:
- Not Between: इसमें स्टार्ट और एन्ड डेट के बीच की डेट को छोड़कर सभी डेट दिए जा सकते है।
- Equal to: “Equal to Option” सेलेक्ट करने के पश्चात् वेलिडेशन Criteria में हमने जो डेट दिया है वही डेट Excel Sheet में वैलिड होगी
- Not Equal to: Not Equal to ऑप्शन Select सेलेक्ट करने के पश्चात् वेलिडेशन Criteria में दिए हुए डेट को छोड़कर सभी डेट Excel Sheet में वैलिड होगी
- Greater Than: इस ऑप्शन में वेलिडेशन Criteria में सेट किये गए डेट से बड़ी डेट ही वैलिड होंगी।
- Less Than: इस ऑप्शन में वेलिडेशन Criteria में सेट किये गए डेट से छोटी डेट ही वैलिड होंगी।
- Greater Than or Equal to: “Greater Than or Equal to” ऑप्शन को Select करके वेलिडेशन Criteria में डेट लिमिट सेट करे । उस डेट के Equal इस उससे बड़ी डेट ही Cell में वैलिड होंगी।
- Less Than or Equal to: इस ऑप्शन में दिए गए डेट के इक्वल या उससे छोटी डेट वैल्यू ही Cell में वैलिड मानी जाएगी ।
Time Data Validation | टाइम डाटा वेलिडेशन | Time Data Validation Kya Hai
Time ऑप्शन के यूज़ से हम Excel Sheet के अंदर आवश्यकता के अनुसार सेल Area में टाइम के अलावा किसी और डाटा की एंट्री को restrict कर सकते है। आईये अब समझते है कि टाइम को डाटा में दिए हुए ऑप्शन का यूज़ कैसे करे:
- Not Between: इसमें स्टार्ट और एन्ड टाइम के बीच की टाइम को छोड़कर सभी टाइम दिए जा सकते है।
- Equal to: “Equal to Option” सेलेक्ट करने के पश्चात् वेलिडेशन Criteria में हमने जो टाइम दिया है वही टाइम Excel Sheet में वैलिड होगी
- Not equal to: इस ऑप्शन सेलेक्ट करने के पश्चात् वेलिडेशन Criteria में दिए हुए टाइम को छोड़कर सभी टाइम Excel Sheet में वैलिड होगी
- Greater Than: इस ऑप्शन में वेलिडेशन Criteria में सेट किये गए टाइम से बड़ी टाइम ही वैलिड होंगी।
- Less Than: इस ऑप्शन में वेलिडेशन Criteria में सेट किये गए टाइम से छोटी टाइम ही वैलिड होंगी।
- Greater Than or Equal to: “Greater Than or Equal to” ऑप्शन को Select करके वेलिडेशन Criteria में टाइम लिमिट सेट करे । उस टाइम के Equal इस उससे बड़ी टाइम ही cell में वैलिड होंगी।
- Less Than or Equal to: इस ऑप्शन में दिए गए टाइम के इक्वल या उससे छोटी टाइम वैल्यू ही Cell में वैलिड मानी जाएगी ।
Text Length in Data Validation | Text Length Data Validation Kya Hota Hai | टेक्स्ट लेंथ डाटा वेलिडेशन
एक्सेल में Text length ऑप्शन का प्रयोग हम तब करते है जब किसी सेल में कॅरेक्टर, डिजिट या टेक्स्ट की लम्बाई को फिक्स करना हो टेक्स्ट की लेंथ का यूज़ डाटा में दिए गए ऑप्शन के साथ कैसे करते है, आईये समझते है –
- Between: इसमें Minimum और Maximum टेक्स्ट की लेंथ के बीच का डाटा ही वैलिड होता है
- Equal to: वेलिडेशन Criteria में दिए हुए लेंथ के बराबर का डाटा वैलिड होगा।
- Not Equal To: वेलिडेशन criteria में दिए हुए text लेंथ को छोड़कर किसी भी लेंथ का डाटा वैलिड होगा।
- Greater Than: वेलिडेशन criteria में सेट किये गए लेंथ से बड़ी लेंथ का डाटा वैलिड होगा।
- Less Than: वेलिडेशन criteria में दिए गए लेंथ से छोटी लेंथ की का डाटा वैलिड होगा।
- Greater Than or Equal To: इस Option के प्रयोग से वेलिडेशन Criteria में दिए गए लेंथ के Equal या उससे बड़ी वैल्यू का डाटा वैलिड होगा।
- Not Between: इसमें Minimum और Maximum टेक्स्ट की लेंथ के बीच की वैल्यू को छोड़कर किसी भी लेंथ का डाटा वैलिड होगा।
- Less Than or Equal to: वेलिडेशन Criteria में सेट किये गए लेंथ के Equal या उससे छोटी Value का डाटा वैलिड होगा।
उदहारण: – अगर हम किसी cell में age लिमिट 18-30 के बीच रखना चाहते है तो इस ऑप्शन का प्रयोग करके यह Restriction लगा सकते है। इसके लिए हमे Minimum ऑप्शन में age लिमिट “18” और Maximum में age लिमिट “30” set करनी होगी। यह Criteria फिक्स करते ही सिर्फ 18″ से “30” के बीच की उम्र ही Excel शीट में वैलिड हो पायेगी।
Custom Data Validation| कस्टम डाटा वेलिडेशन | Custom Data validation Kya Hota Hai
डाटा वेलिडेशन में कस्टम एक बहुत ही उपयोगी ऑप्शन होता है। कस्टम डाटा वेलिडेशन में user अपनी आवश्यकता के अनुसार Formula लगाकर शीट के अंदर किसी भी cell में होने वाले डाटा एंट्री को कंट्रोल कर सकते है।
जब हम डाटा वेलिडेशन में कस्टम ऑप्शन को Select करते है तो उसके नीचे एक फार्मूला बॉक्स दीखता है ,जहा हमे जहा हमे फॉर्मूला टाइप करना होता है। डाटा वेलिडेशन में इनपुट मैसेज Tab का यूज़ करके यूजर को यह इनफार्मेशन देने के लिए किया जाता है कि सेल में किस तरह की डाटा एंट्री करनी है।
Error Alert Tab के यूज़ द्वारा हम यूजर को सही-सही इन्फॉर्म कर सकते है कि उसके द्वारा शीट में एंटर किया गया Data गलत है। यह इनफार्मेशन यूजर को error मैसेज के द्वारा दिया जाता है। आईये इससे उदाहरण के तौर पर समझते है कि इनका उपयोग कैसे करते है –
इन Step को फॉलो करे –
- 1) एक्सक्ले शीट में एक सेल को Select करे और डाटा मेनू में जाकर डाटा वेलिडेशन Option पर Click करे।
- 2) क्लिक करते ही डाटा वेलिडेशन डायलॉग बॉक्स खुल जायेगा। अब सेटिंग Tab में जाकर वेलिडेशन Criteria Set करे जैसा कि नीचे Image में दिखाया गया है।
- 3) अब इनपुट मैसेज Tab पर Click करे और दिए हुए ऑप्शन “Title” और “Input Message” को फिल करेजैसा कि नीचे Image में दिखाया गया है।
- 4) अब एरर अलर्ट तब पर Click करे। इस Tab में दिए हुए सभी ऑप्शन जैसे – “Style”, “Title” और “Error Message” को भरे।
- 5) ओके करे।
- 6) अब शीट के अंदर जिस सेल में हमने डाटा वेलिडेशन लगाया था वहा कर्सर ले जाये।
- 7) जैसे ही हम कर्सर को ले जायेंगे, तो सेल के राइट बॉटम कार्नर पर वही मैसेज दिखेगा जो हमने इनपुट मैसेज तब पर Type किया था।
Input Message in Data Validation | इनपुट मैसेज इन डाटा वेलिडेशन
अगर हम भी ऐसा Data एंटर करते है, जो कि वेलिडेशन Criteria में Set किये गए लिमिट या रूल्स को फॉलो नहीं करता, तो एरर अलर्ट तब में दिया गया Error मैसेज आपकी स्क्रीन पर दिख जायेगा।
इस प्रकार हम डाटा वेलिडेशन के सभी फीचर का यूज़ करके Excel Sheet के अंदर यूजर द्वारा किये जा रहे डाटा एंट्री में आने वाली एरर को कण्ट्रोल कर सकते है और इनवैलिड डाटा को Control कर सकते है।
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